Etkinlikler, basit bir lokal tweetup, bir spor müsabakası veya dünyanın en büyük konferansı olsun; planlaması, geliştirilmesi ve yürütülmesi kolay olmayan organizasyonlardır. Ancak sonuçları muhteşem olabilir, bu yüzden önceden planlanmaları gerekir.
İsterseniz organizatörlerle çalışın, isterseniz bir söylenti çıkarın veya isterseniz etkinlik sonrası fotoğraflarınızı yayınlayın “sosyal medya” bu alanda en önemli sihanız olacak. Aşağıda bu konuda size rehber olabilecek bilgileri bulabilirsiniz.
1. Sosyal Medya araçlarıyla etkinlik planlama
Her organizasyonda olduğu gibi ilk adım plan yapmaktır. Bu da en yalın haliyle basit lojistik bilgilerini, gündemi ve etkinliği gerçekleştireceğiniz kişileri bir araya getirmekle başlar. İsterseniz arkadaşlarınızı basit bir yemeğe çağırın, isterseniz büyük bir konferans düzenleyin aşağıdaki sosyal medya araçlarını planlama safhasında kullanabilirsiniz.
Skype: Konferans görüşmelerinizi ve sohbetlerinizi skype üzerinden yapabilirsiniz. Fikirlerin video veya audio bir kaynağın üzerinen karşılıklı paylaşılması beyin fırtınası sürecini kısaltıp size vakit kazandıracaktır.
Google Calendar ve Google Docs: Görevleri belirleme ve toplantılar için ortak bir takvim olarak Google calendar ve Etkinlik bilgileri üstünde ortak bir doküman üstünde çalışmak isterseniz Google docs.ı kullanabilirsiniz.
2. Organizasyon ve davet
Planınızı belirledikten sonra yapmanız gereken davetlere başlamanızdır. Artık önemli misafirlerinizi, şöhretleri, konuşmacıları aile bireylerini kısaca planladığınız etkinliğin başarısı için kimi çağırmanız gerekiyorsa davet etmeniz gerekir. Etkinlik davetli listesi için Facebook’ta bir event sayfası açmalısınız. Bu muhtemel katılımcılarınız bakacağı ilk yer olacaktır.
3. Geliştirme ve paylaşım
Herşeyden önce mümkün olduğu kadar fazla paylaşım kanalını kullandığınızdan emin olmalısınız. Muhtemel katılımcılarınız sizi Facebook’ta, Twitter’da, Flickr, Friendfeed ve iş toplantılarınız için Linkedin’de kolayca bulabilmeliler.
Twitter ve Facebook sizin ilk promosyonel araçlarınız olmalı- onların var olma nedeni mesajların, bilgilerin hızlı yayılması. Facebook’ta bir sayfa açtığınıza emin olun. Sayfalar gruplardan daha yararlıdır çünkü sayfa statünüzü her değiştirdiğinizde Newsfeed’de yer alırsınız ve herkes bu değişikliği görür. Bir facebook etkinliği oluşturmanız aynı zamanda üyelerin katılımlarını ve statülerindeki değişikliği görmeniz için de size rehber olacaktır.
Twitter da ise retweetleri ve hashtagleri kullanmalısınız. Hashtag’ler (# işaretini aradığınız kelimenin başına koyarak arama yapma) konuları belirlemekte, retweet veya tweetlemek ise birinin sayfasında gördüğünüz bir tweeti kendi sayfanızda yayınlamak yani bilginin sizin sayfanızda paylaşılması demektir. Sayfanızda yayınlayacağınız etkinlik için bir etkinlik hashtag’iniz olduğuna ve kontaklarınızdan retweet istemeyi sakın ihmal etmeyin.
Bütün hesaplarınızın merkezi blogunuza veya etkinlik web-sitenize giden bir linki olduğundan emin olmalısınız. Eğer Facebook’u ana paylaşım ağınız olarak kullanıyorsanız , Facebook event sayfanıza diğer sosyal medya sitelerindeki sayfalarınızdan bir link göndermelisiniz.
4. Etkinliğin sosyal medya paylaşımı
Büyük gün geldiğinde etkinliğinizi layıkıyla gerçekleştirip katılımcılarınızı tatmin ettiğinizden ve üstlerinde olumlu etkiler bıraktığından emin olun. Bütün bu yorgunluktan sonra Twitter’da etkinliğiniz hakkında şikayetler duymak istemezsiniz değil mi?
Bundan sonra yapacağınız etkinlikler ve güncellemeleri için Facebook etkinlik sayfanızı ve Twitter hesabınızı kullanın. Ama herşeyden önemlisi katılımcılarınızı dinleyin; belli bir konuşmacı hakkında şikayetleri mi var? Aldıkları hizmetten veya yemekten mi memnun kalmamışlar? İhtiyaçlarını öğrenin ki bir sonraki etkinliğinizde aynı hataları tekrarlamayın. Küçük organizasyonlar için katılımcılarınızın fikirlerini sorabilir veya küçük online anketler düzenleyebilirsiniz.
5. Etkinlik sonrası sosyal medya iletişimi
Bundan sonra yapacağınız etkinlikler için bütün katılımcılarınızla irtibat halinde olmayı sakın ihmal etmeyin. Katılımcılarınızın sosyal medya kontak bilgilerini ekleyeceği bir web sayfası çok büyük önem taşıyacaktır. Etkinlik sonrası katılımcılarınıza teşekkür mesajları, güncellemeleri ve yeni bilgileri yollayın. Sosyal medya hesaplarınızın izlendiğinden emin olun. Etkilinlik dahilinde gerçekleşen fotografları, video çekimlerini sitenizde yayınlayın.
Lütfen kuvvetli iletişimin her türlü toplanma için en önemli başarı kaynağı olduğunu unutmatın. Katılımcıların hepsiyle iletişimde kalmayı ve hatta iletişiminizi sürekli güçlendirmenin yollarını arayın.
Çağıl Yüzer tarafından son 5 yazı
- Sosyal Medya Kampanyalarına Katılımı Artırmak İçin Önemli İpuçları
- Facebook Reklamlarının Avantajları
- Facebook Uygulamaları Nelerdir?
- Sosyal medya etkinliklerinde yatırımın geri dönüşü (ROI)
